1. Achtergrond

Dit project brengt alle trainingsactiviteiten van IFMSA-NL samen onder één paraplu. Het doel van dit project is het creëren van een kader waarbinnen medische studenten hun kennis en vaardigheden kunnen ontwikkelen op vlakken die niet aan bod komen in medische curricula, maar wel belangrijk zijn voor de beroepsuitoefening als arts: project- en organisatiemanagement. De studenten van IFMSA-NL zullen met deze belangrijke vaardigheden zich ook al optimaal in kunnen zetten voor kwalitatief betere projecten, een continue beleidsvoering en effectief organisatorisch management.

Sinds 2003 heeft IFMSA-NL het implementeren en ontwikkelen van trainingen opgenomen in het beleidsplan. In de afgelopen jaren heeft dit speerpunt zich meerdere malen bewezen als strategie voor een solide en professionele organisatie. Trainingen verbeteren de kwaliteit van onze studentbestuurders, hun management en hun projecten. Specifieke kennis en vaardigheden worden overgedragen en blijven zodoende intern behouden. Hiermee proberen we te compenseren voor het verlies aan continuïteit en stabiliteit veroorzaakt de hoge turn-over van actieve studenten.
Maar met onze trainingen dragen we niet alleen bij aan de duurzaamheid van IFMSA-NL. Ook bieden we iedereen in onze vereniging mogelijkheden om nieuwe vaardigheden aan te leren voor gedegen Project Management en Leadership Strategies. Hiernaast organiseren we trainingen voor studenten die zich willen ontwikkelen op het gebied van Coaching, Personal Management en Medical Education.

Onze trainers worden geselecteerd uit een groep studenten met uitgesproken ervaring binnen IFMSA-NL. Zij worden intern opgeleid en in staat gesteld hun kennis over te dragen op hun medestudenten.

In dit project worden jaarlijks diverse trainingsbijeenkomsten georganiseerd voor medische studenten. Dit zijn:
1. De Training New Trainers Workshop, een opleidingsweekend voor nieuwe trainers
2. Het Nationale Training Weekend, kennismakingsweekend voor nieuwe IFMSA-NL´ers
3. De Training Old Trainers Workshop, om trainers extra handvaten en kennis te bieden
4. De Nationale Trainingsdag, voor alle medische studentbestuurders in Nederland
Hiernaast zullen de trainers zowel op lokale, nationale als internationale bijeenkomsten trainingen verzorgen aan studenten uit de gezondheidssector.

Dit project zal leiden tot breder ontwikkelde studenten en vruchtbare samenwerkingen met professionele partners en zusterorganisaties. Dit resulteert vervolgens in optimaal functionerende studentenorganisaties en duidelijke structurering en erkenning van onze trainingsactiviteiten.

2. Probleemstelling

Structuur
Tot voorkort was het trainingsprogramma van IFMSA-NL niet uitkomst-georiënteerd. Het algemene programma is gebaseerd op vrijwillige, ervaren studenten die hun eigen trainingsonderwerpen selecteerden. Er bestaat geen trainingsprogramma wat alle essentiële onderwerpen omvat, er is weinig samenhang tussen verschillende bijeenkomsten en kwaliteitsgarantie bestaat hierdoor niet. Tevens is er geen gradatie van trainingen waardoor studenten niet met vervolgtrainingen kunnen verder bouwen op gevolgde trainingen. Veel studenten hebben gemeld dat ze niet precies weten hoe en wanneer ze trainingen kunnen volgen, wie deze activiteiten organiseren en welke trainingen passen bij hun wensen en activiteiten.

Toegankelijkheid
Medische studentenorganisaties zoals onderwijsgremia, faculteitsverenigingen en hun commissies kunnen tot op heden niet profiteren van de trainingsmogelijkheden die IFMSA-NL bezit. Veel van onze trainingsonderwerpen komen binnen de medische curricula niet aan bod maar leveren wel een belangrijke bijdrage aan de vaardigheden van toekomstige artsen. Vooralsnog heeft IFMSA-NL haar trainingsprogramma niet opengesteld voor medestudenten en zusterorganisaties. Er bestaan geen samenwerkingsverbanden om gezamelijke problemen te bestrijden en/of doelen te bereiken.

Continuïteit
Binnen studentenorganisaties worden bestuursfuncties jaarlijks overgedragen aan een nieuwe generatie. Enthousiaste studenten komen in actie om hun plannen te verwezelijken zonder degelijke basiskennis over leiderschap of projectmanagement. Hun ervaringen leiden tot moeizaam verkregen kennis en vaardigheden, maar het kan tevens onnodige teleurstelling en frustratie met zich meebrengen. Helaas verlaten zij vaak de organisatie zonder deze kennis en vaardigheden adequaat over te dragen op de nieuwe generatie. Vervolgens moet door opvolgers het wiel opnieuw worden uitgevonden. Dit is leerzaam voor iedereen, maar niet effectief, efficient, professioneel of productief voor de vereniging, haar projecten en haar partners.

Erkenning
Ondanks dat de huidige trainingsactiviteiten al enige tijd uitgevoerd worden op zowel lokaal als nationaal niveau, ontbreekt het aan een duidelijke en erkende positie van trainingen binnen de vereniging. Er zijn geen lange-termijnafspraken voor het organiseren van onze activiteiten. Hierdoor is het moeilijk om deze activiteiten te profileren naar partners en vooral onze achterban. Er is geen heldere functieomschrijving met bijbehorend mandaat voor de trainingscoördinator, de taken en verantwoordelijkheden zijn niet officieel vastgesteld. Dit levert onduidelijkheid en onzekerheid op wat vervolgens leidt tot inefficiente communicatie en tijdverlies.

3. Missie, doel, doelgroep en doelstellingen

Missie
Door het creëren van een kader waarbinnen medische studenten hun kennis en vaardigheden voor duurzaam en efficiënt organisatie- en projectmanagement kunnen ontwikkelen, zullen we hen in staat stellen om zich optimaal voor de vereniging en voor de maatschappij in te zetten. Door het geven en het volgen van trainingen dragen wij bij aan de capaciteiten en kwaliteiten van de toekomstige artsen wat weerslag zal hebben op zowel de individuele patiënt als ook op de gehele samenleving.

Doel
1. Heldere structuur aan ons trainingsprogramma bieden
2. Toegankelijkheid naar onze trainingen verbeteren
3. Continuïteit voor bestuurs- en projectwerkzaamheden bevorderen
4. Erkenning van ons trainingsprogramma bewerkstelligen


Doelgroep
Intern
i. Werkgroep- en projectcoördinatoren
ii. De Leden van IFMSA-NL
iii. Leden van IFMSA en EMSA

Extern
iv. Studentenverenigingen en medische studenten
vi. Partners, zusterorganisaties


Doelstellingen
Doel 1 Structuur
a. Door het opstellen van een meerjarenplan met terugkerende nationale trainingsactiviteiten, zullen we studenten handvaten aanreiken voor alle mogelijkheden voor het volgen van trainingen.
b. Het huidige trainingsaanbod wordt in groepen met sterke raakvlakken onderverdeeld waardoor er een duidelijke classificatie en overzicht ontstaat. Deze onderverdeling met bijbehorende uitleg zal op onze website gepromoot worden.
c. Met het implementeren van een ‘level-system’ willen we niveaus en duidelijkheid aanbrengen in het huidige trainingenpakket. Studenten die vervolgtrainingen willen volgen, kunnen hierbij begeleid worden door dit systeem.


Doel 2 Toegankelijkheid
d. Middels het organiseren van een jaarlijks trainingsweekend zullen alle nieuwe leden van IFMSA-NL kennismaken met trainingen en de vereniging.
e. Samen met de trainers gaan we pro-actief de lokale IFMSA-besturen en projectcoördinatoren trainen. Hierdoor helpen we de leden van de vereniging wat zijn weerslag op nationaal niveau zal hebben.
f. We gaan jaarlijks een nationale trainingsdag organiseren, gericht op het trainen van medische studentbestuurders. Gezamelijke problemen en ervaringen zullen op deze dag besproken en behandeld worden.
g. We gaan op alle medische faculteiten trainingen organiseren, toegankelijk voor alle medische studenten, zodat zij op professioneel en persoonlijk vlak nieuwe vaardigheden en kennis kunnen ontwikkelen.


Doel 3 Continuïteit
h. Met het intern opleiden van capabele trainers voorzien we in een vraag naar nieuwe en betere trainers en trainingen. Zowel de TNT als de TOT workshop dragen hieraan bij.
i. Vanaf dit jaar gaan we door middel van het geven van specifieke bestuursgerelateerde trainingen de werkzaamheden van de beginnende bestuursleden katalyseren.
j. Door het trainen in het voorbereiden en uitvoeren van een kwalitatieve functieoverdracht, zullen we alle actieve studenten aanleren om duurzaamheid en stabiliteit in organisatie- en projectmanagement te implementeren.


Doel 4 Erkenning
k. Er zal gestreefd worden naar nauwe samenwerking met onze zusterorganisaties en een viertal samenwerkingsverbanden met professionele instanties zal aangegaan worden. Dit met als doelen: kennis en expertise uitwisselen en het ondersteunen in de organisatie van de trainingsactiviteiten.
l. Door het vaststellen van een functieomschrijving voor de IFMSA-NL Trainingscoördinator zullen het mandaat en de verantwoordelijkheden duidelijk worden.
m. Een eenvoudig certificatiesysteem zal voortgang van trainees erkennen en hun vooruitgang belonen waardoor motivatie gestimuleerd wordt.

Onze studenten vragen vaak om meer en betere trainingen. Vanwege de persoonlijke voordelen en die voor de organsatie zijn velen gemotiveerd om ook zelf trainer te worden. Dit project zal het fundament leggen voor de komende jaren, waarin IFMSA-NL de toekomstige leiders van de medische wereld traint.